Nhiều CEO cảm thấy doanh nghiệp mình chạy rất chậm, nhưng không thể chỉ tay chính xác vấn đề nằm ở phòng ban nào hay cá nhân nào. Các cuộc họp mổ xẻ thường biến thành nơi đổ lỗi (Blame game). Đó là lúc bạn cần một đợt Process Audit (Đánh giá quy trình) nghiêm túc.
Kế thừa triết lý Lean Six Sigma (nhận diện và loại bỏ khuyết tật/lãng phí), OXMODE đã đóng gói một framework audit cực kỳ tinh gọn thông qua 4 câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhân sự.
Câu hỏi 1: "Tác vụ nào lặp đi lặp lại khiến bạn mất nhiều thời gian nhất mỗi ngày?"
Mục đích: Tìm ra Nút thắt công nghệ (Technology Bottleneck). Câu trả lời thường là: "Em phải nhập lại thông tin từ hệ thống A sang B", "Em phải tải file xuống rồi đổi tên". Đây là những ứng cử viên vàng (Low-hanging fruits) để áp dụng RPA (Robotic Process Automation).
Câu hỏi 2: "Khi cần thông tin về X, bạn lấy từ đâu và hỏi ai?"
Mục đích: Khám phá Data Silos (Ốc đảo dữ liệu). Nếu 3 người trả lời 3 nguồn khác nhau (Anh A lưu file Excel riêng, trên Drive, trong Zalo chat), nghĩa là doanh nghiệp không có Single Source of Truth. Quyết định được đưa ra dựa trên thông tin sai lệch sẽ dẫn đến thảm họa.
Câu hỏi 3: "Khi công việc bị tắc nghẽn, lý do thường xuyên nhất là gì?"
Mục đích: Tìm ra Nút thắt con người (Human Bottleneck). Câu trả lời điển hình: "Sếp đi công tác chưa duyệt được", "Phòng kế toán phản hồi chậm". Nếu mọi nút thắt đều dẫn về Founder, doanh nghiệp đó không bao giờ scale được vì mắc bẫy Vi quản lý (Micromanagement).
Câu hỏi 4: "Nếu có 1 chiếc đũa thần để thay đổi 1 quy trình, bạn sẽ đổi gì?"
Mục đích: Khơi dậy sáng kiến tối ưu (Bottom-up Innovation). Người trực tiếp làm việc mới là chuyên gia giỏi nhất về công việc đó. Đôi khi, giải pháp tinh tế nhất lại đến từ một nhân viên cấp thấp bị dồn nén đủ lâu.
