Đặc thù của Creative/Marketing Agency là tốc độ nhanh, sự thay đổi liên tục từ feedback khách hàng, và nhân sự thường phải nhảy nhiều dự án (Cross-functional). Khách hàng của chúng tôi - một Agency 20 người - đang rơi vào tình trạng "Burnout" (kiệt sức).
Hiện trạng của họ: Dùng Trello để giao việc cá nhân, Slack để chat nội bộ, Zalo chat với khách, Google Drive lưu file. Hệ quả: Thông tin phân mảnh. PM không biết resource ai đang trống. Khách hàng phàn nàn vì hỏi tiến độ phải chờ nửa ngày mới có câu trả lời.
Kiến trúc lại Work OS với ClickUp
Vấn đề không phải Trello dở, mà là Trello không hỗ trợ cấp độ phân cấp sâu cho danh mục Portfolio. Chúng tôi chuyển toàn bộ hệ thống sang ClickUp, thiết lập cấu trúc phân cấp chuẩn (Hierarchy):
- Space (Không gian): Phân theo Khối (Design, Content, Production).
- Folder (Thư mục): Đại diện cho mỗi Khách hàng/Client.
- List (Danh sách): Đại diện cho từng Campaign cụ thể.
- Task & Subtask: Khối lượng công việc chi tiết gán người và deadline.
Tự động hóa luồng giao tiếp
Để giải phóng PM khỏi việc làm "người đưa thư", chúng tôi thiết lập Automation: Khi Designer chuyển task sang trạng thái "Internal Review", hệ thống tự động @tag Art Director. Khi task chuyển sang "Client Review", Make.com sẽ lấy link file thiết kế và gửi thẳng vào Zalo nhóm khách hàng.
Tối ưu trải nghiệm khách hàng (Client Portal)
Thay vì gửi report PDF hàng tuần, chúng tôi tận dụng tính năng Shared View. Khách hàng được cung cấp một đường link Dashboard realtime: Xem dự án đang ở giai đoạn nào, bao nhiêu % hoàn thành, chi phí tiêu hao bao nhiêu.
Kết quả định lượng
Sau 8 tuần vận hành: Số dự án trễ deadline giảm xuống 0. Điểm hài lòng khách hàng (NPS) tăng 30% nhờ tính minh bạch. Đội ngũ không còn tình trạng chat hỏi file ban đêm, tiết kiệm trung bình 5 giờ làm việc vô ích mỗi tuần cho mỗi PM.
